Cómo cambiar de administrador de fincas

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Nada es para siempre y tampoco debe serlo si no cumple sus funciones o ves dejadez en las mismas de tu administrador de fincas. Y es que ¿por qué tener un administrador que no responde a las expectativas creadas ni soluciona los problemas en tu comunidad de vecinos? Te contamos cómo cambiar de administrador de fincas y elegir al profesional adecuado.

Conflictos de ruidos, humedades, impagos de gastos comunes, necesidad de hacer reformas y rehabilitaciones, ascensores que no funcionan… en una comunidad de vecinos no todo funciona a la perfección, ni mucho menos. Problemas como estos y muchos más son muy comunes y deben gestionarse de una manera rápida, óptima y profesional. Y no, no vale con tener un presidente de la escalera que toque bien por sorteo o por orden de puerta, toda comunidad de vecinos debe tener un administrador de fincas. Un profesional debidamente capacitado y con los conocimientos necesarios para ayudar a que una comunidad funciona correctamente.

No contar con un administrador de fincas o lo que es peor pagar para tener uno que no cumple su trabajo puede hundir a la comunidad en un nada deseado caos. Gestiones que no se realizan y problemas sin soluciones que puede llegar a afectar la calidad de vida de muchos vecinos. Que éste sea un cercano y amable suma puntos pero no nos dejemos engañar, lo más importante es que sea profesional y si entre todos los vecinos o la mayoría cree que es hora de cambiar de administrador de fincas, es mejor optar por un profesional a la altura que cumpla sus tareas a la perfección que es, evidentemente, de lo que se trata.

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Tareas de un administrador de fincas

Las tareas de un administrador de fincas

Si estás pensando en cambiar de administrador de fincas es importante que sepas cuáles son sus funciones y que compruebes si las cumple de forma óptima y profesional. Éstas están recogidas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. No solo debe velar porque la comunidad de vecinos se encuentre en buenas condiciones y que los servicios no fallen, sino también de atender a la conservación y mantenimiento de la misma haciendo frente rápidamente a las reparaciones y otras medidas urgentes que suelen surgir en cualquiera de estos edificios vecinales.

El administrador debe tener siempre contacto directo con el presidente de la escalera y, por ende, con todos los vecinos. Debiendo buscar soluciones de calidad y que encajen dentro del presupuesto disponible por parte de la comunidad de vecinos. Éste debe preparar con suficiente antelación un plan de gastos e ingresos para someterlos en junta con el resto de propietarios, o lo que es lo mismo mantener al tanto de las cuentas oficiales que tiene la comunidad: qué dinero se ha gastado y qué dinero es el que se dispone. Ni más ni menos.

En el caso de derramas, por muy pequeñas que éstas sean, una tarea del administrador de fincas es buscar varias soluciones y ponerla en conocimiento de los vecinos para elegir mediante consenso. Luego será el encargado de llevar a cabo los diferentes acuerdos adoptados en materia de obras así como efectuar los pagos y/o realizar los cobros. En resumidas cuentas, un administrador de fincas es el encargado de representar, en materia legal y administrativa, a una comunidad de propietarios. Si éste no realiza estas tareas correctamente es necesario pensar el cambiar de administrador de fincas.

Otra de sus funciones es asesorar a los vecinos ante cualquier problema o conflicto nacido en el seno de la comunidad. También el solicitar las ayudas y subvenciones que le correspondiesen al edificio en casos de rehabilitación o de obras de reparación y dar cuenta a la compañía de seguros de la comunidad. Gestiones que para una comunidad de vecinos sin administrador pueden convertirse en complicadas, farragosas y pesadas a la hora de gestionar. Obviamente su papel también incluye el conservar y archivar de manera segura toda la documentación que sobresale de este tipo de gestiones. El administrador de finca es quien convoca la junta y, por ende, asiste a la misma. Escucha a los vecinos, redactar a posteriori el acta y lleva a cabo las notificaciones oportunas. Por supuesto es indispensable que lleve una adecuada contabilidad en una comunidad de vecinos ya que tiene la potestad lógica de realizar actos administrativos y gestiones en el nombre del edificio o comunidad que representa. En algunos casos también puede actuar -como ocurre en el caso de fincas arrendadas- como  el encargado de seleccionar al arrendatario, la redacción, firma y gestión del contrato de alquiler, constitución de la fianza, cobro de la renta mensual, obtención de la cédula de habitabilidad, gestión del traspaso de locales comerciales o la gestión de vecinos morosos, entre otras.

Paso a paso para cambiar de administrador de fincas

Una vez repasadas todas estas obligaciones que debe llevar a cabo un administrador de fincas, ¿piensas que el o la profesional que representa a tu comunidad falla en una o varias de ellas? Quizás es hora de cambiar de administrador de fincas. Y es que debes tener en cuenta una cosa, las funciones de éste están recogidas en el Código Deontológico del Administrador de Fincas elaborado por el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España (CGCAFE) Si éste o ésta no las cumple, podéis cambiar sin problema siguiendo estos pasos.

1. Una idea equivocada es que se debe esperar a la junta ordinaria anual de propietarios de una comunidad para cambiar de administrador y no, éste puede ser reemplazado en cualquier momento si no cumple con sus deberes y obligaciones.

2. Se recomienda que, siguiendo el organigrama, sea el presidente la comunidad quien convoque una reunión y que el cambio de administrador de finca sea, posiblemente, el único punto del día. Todos los propietarios deben ser notificados.

3. Puede darse que el presidente guarde buenas relaciones con el administrador de la finca o no quiere cambiarlo, pero esto no es un impedimento. Con que el 25% de los propietarios quiera convocar dicha reunión es necesaria. Y ojo, el cambio de administrador de fincas puede ser propuesto por cualquier propietario. Si finalmente se “destituye” al administrador, según los artículos 13.5 y 13.6 de la LPH sus funciones serán llevadas a cabo de manera temporal por el presidente de la escalera.

4. Es conveniente que si se ha llegado a este punto, la comunidad de vecinos y sobre todo el presidente dispongan de otras alternativas al actual administrador. Es decir, profesionales debidamente acreditados que puedan hacerse cargo de este papel importante en cualquier comunidad de vecinos.

5. ¿Cuántos votos son necesarios para un cambio de administrador de fincas? Apenas una mayoría simple de propietarios, o lo que es lo mismo la mitad más uno y ojo que hay habido, al menos, una participación de un 50% de los propietarios de la comunidad de vecinos.

6. Una vez aprobado el cambio de administrador de fincas es imprescindible notificárselo por escrito y darle un mes de pleitesía para que realice el cambio sin problema, es decir que se lleva a cabo la correspondiente transferencia de documentación de la comunidad. El administrador saliente debe cerrarla para que el administrador entrante pueda revisarla.

7. Por último, la comunidad de propietarios debe justificar al administrador de fincas saliente la causa justa por la cual se prescinde de sus servicios. Ésta puede ser desde la pérdida de confianza hasta un perjuicio económico para la comunidad. Puede ocurrir que el administrador pida una indemnización y si esa causa justa no se puede demostrar la comunidad de vecinos deberá hacer frente a ella que puede llegar a ser incluso hasta las mensualidades que hubiese percibido por el periodo que restaba hasta la fecha de renovación de su contrato.

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Documentación para el cambio

La documentación que debe entregar el administrador de fincas saliente

Es una parte importantísima a la hora de cambiar de administrador de fincas, ¿qué documentación debe entregar éste? Documentación de gran valor para la comunidad de vecinos e imprescindible para el buen hacer del administrador entrante.

  • Listado de propietarios, datos de contacto y forma de pago
  • Contabilidad de los últimos 5 años hasta la actualidad
  • Estatutos de la comunidad de propietarios
  • Libros de actas de la comunidad
  • Escritura de obra nueva y división horizontal
  • Últimos recibos ordinarios emitidos y derramas pendientes en el caso de que existan
  • Correspondencia
  • También en el caso de que exista algún empleado en la comunidad: su nómina y los seguros sociales (por ejemplo, el portero, jardinero…)
  • Tarjeta de identificación fiscal de la propiedad Para el pago de impuestos.
  • Contratos y seguros
  • Teléfonos de incidencias (ascensor, gas…)
  • Contrato de la cuenta corriente de la comunidad y firmas autorizadas o necesarias para operar con la entidad.
  • Contacto de los profesionales que hayan hecho obras y reparaciones en la comunidad o que estén haciéndolas en este momento.
  • Contratos de mantenimiento, suministros y alquileres si hubiera.
  • Documentación sobre el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la comunidad
  • Documentación para el funcionamiento de las instalaciones con sus revisiones correspondientes.
  • Licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha.
  • Organismo de control y fechas de inspección de ascensores
  • Material relativo a prevención de riesgos laborales.
  • Liquidaciones IRPF e IVA.
  • Procedimientos judiciales, en vigor o finalizados.

Llegados a este punto, ¿tenéis pensar cambiar de administrador de fincas? Poneros en contacto con nosotros y os asesoraremos sin compromiso.  En nuestro blog además podréis encontrar diferente información de interés para vuestra comunidad. Estaremos encantados de atenderos.

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